Tralasciando altre modalità di formazione delle decisioni dei soci che siano diverse dalla decisione assemblare (per esempio voto per corrispondenza, consenso espresso per iscritto, consultazione scritta) vediamo quali sono le problematiche relative alla verbalizzazione di una assemblea che si tiene nella modalità della videoconferenza.
Innanzitutto l’avviso di convocazione dovrà contenere le informazioni tecniche necessarie a far sì che i partecipanti abbiano certezza delle modalità tecniche attraverso le quali si svolgerà l’assemblea e le procedure per ottenere il collegamento full audio-video.
Se l’assemblea è così convocata non è necessario ovviamente specificare il luogo di convocazione (che in tal caso è l’etere), e le figure comunque necessarie di Presidente e Segretario possono anche trovarsi in luoghi diversi.
In quest’ultimo caso, che sarà presumibilmente la prassi del 2020 stante la pandemia COVID19 in atto che impone il distanziamento sociale, vi sarà da risolvere l’ulteriore problema delle firme del verbale. Infatti l’art. 2375 C.C. impone per la validità del verbale (e quindi per l’esistenza della deliberazione dei soci!) la sottoscrizione congiunta del Presidente e del Segretario in calce al verbale.
Anche se alcuni commentatori hanno ritenuto sostenibile la tesi secondo la quale in emergenza COVID19 sarebbe possibile la sola firma del Segretario in forma privata imposta da distanziamento sociale, tale soluzione è fortemente rischiosa ed è consigliabile ricorrere alla verbalizzazione postuma della riunione effettuata successivamente dal Segretario e sottoposta alla sottoscrizione anche del Presidente.
E’ riconosciuto infatti dalla giurisprudenza prevalente che la modalità di verbalizzazione (durante o dopo il termine dell’Assemblea) è una facoltà che compete esclusivamente al Segretario.