Il Codice Civile non prevede (né potrebbe ovviamente farlo) la registrazione dei lavori assembleari, né tale possibilità è stata introdotta da Leggi successive.
Tale facoltà può essere prevista dallo Statuto o dal Regolamento Assemblare, se esistente.
Come, al contrario, lo stesso Statuto o Regolamento può prevedere il divieto assoluto della registrazione audio e/o video dei lavori assembleari, siano essi svolti in locali fisici o via etere.
Come nel caso della presenza di terzi non soci (e.g. consulenti di parte dei singoli soci o della società) anche nel caso della registrazione se il Regolamento non prevede tale possibilità, è da ritenersi preclusa la registrazione audio/video.
Quest’ultima sarà quindi possibile solo nel silenzio dello Statuto (o nell’esplicita prescrizione di essa nello stesso Statuto o nel Regolamento assembleare, se esistente).
In ogni caso la Registrazione dovrà essere autorizzata dal Presidente all’apertura dell’Assemblea.
E’ appena il caso di ricordare che, ovviamente, l’utilizzo dei mezzi idonei alla registrazione deve avvenire nel rispetto delle norme in materia di privacy (Dlgs 196/2003).
I soci devono quindi essere informati delle finalità del trattamento dei dati che verranno raccolti, se i dati verranno pubblicati o diffusi in qualsiasi modo, se verranno salvati su supporti di qualsiasi specie e se e quando verranno distrutti.
Ovviamente, per quanto riguarda la finalità del trattamento, ai soci verrà proposta la registrazione quale strumento idoneo a facilitare la verbalizzazione dei lavori assembleari.
Sarà quindi necessario predisporre una apposita modulistica privacy da far sottoscrivere a ogni partecipante dell’Assemblea.
Ciascun socio, comunque potrà opporsi alla registrazione, sottoponendo la questione alla esplicita deliberazione dei soci che avverrà a maggioranza.